Datové schránky mají výhody i nevýhody

Na počátku července začal testovací provoz nové služby datových schránek. Vzniká tím virtuální poštovní úřad, přes který bude možné přijímat a odesílat úřední dokumenty v digitální podobě.

Orgány veřejné moci (katastrální, finanční a jiné úřady) mají tedy za povinnost komunikovat s právnickými nebo fyzickými osobami (které si schránky mohou zřídit dobrovolně a neukládá jim to žádná zákonná povinnost) přes internet. Hlavní výhodou datových schránek je úspora času. Nemusíte chodit na poštu a čekat tam nekonečné fronty, abyste se dostali k okénku. Sníží se také náklady spojené s listovními službami, vzniká možnost zplnomocnit osobu, která bude mít rovněž přístup do schránky, poštu lze vybírat kdekoli. Doporučený dopis o výši penále z finančního úřadu bude možné přečíst i na dovolené v Karibiku, což adresát jistě ocení. Mezi nevýhody datových schránek patří především povinnost vyzvednout si dokument do 10 dnů od obdržení informace o jeho uložení, jinak se podle novely zákona považuje tento dokument za doručený.

Poněkud nepraktické je také to, že jedna firma může disponovat pouze jednou datovou schránkou bez ohledu na svou velikost nebo počet provozoven. Neplacená verze datových schránek neumožňuje dlouhodobou archivaci dokumentu a centrální úložiště datových zpráv je jen jedno. Vždy musí být pověřená osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. Tyto nevýhody však řeší aplikace třetích stran, včetně systému pro facility management, který se dokáže připojit k datové schránce, stáhnout její obsah, pomocí vyhledávací logiky zjistit, komu je dokument adresován, a následně jej distribuovat přímo příjemci, popřípadě pak dokument založit k archivaci. Aplikace uchovávají také informace o odeslaných zprávách s metainformacemi o doručení. Větší společnosti pak využívají customizace těchto aplikací a připojují je na svůj Document Management System (DMS).

Jak komunikace probíhá

Úředník zjistí, zda má příjemce zřízenou datovou schránku. V případě, že tomu tak je, má za povinnost dokument zaslat právě do datové schránky, nikoli prostřednictvím České pošty. Přijetí zprávy do datové schránky je notifikováno e-mailem na vámi zvolenou adresu (přijde pouze informace o tom, že máte v datové schránce uložený dokument, nikoli samotná listina). Pokud nemáte stálý přístup k internetu, můžete si nechat zaslat SMS zprávu o jejím doručení na mobilní telefon. Nepřečtený dokument zůstává uložen až do okamžiku jeho přečtení. Desetidenní lhůta pro doručení platí i zde. Po přečtení bude dokument v systému uchován maximálně 90 dnů. Po uplynutí této lhůty bude automaticky smazán. V případě, že budete chtít zaslat orgánům veřejné zprávy listinu, můžete si sami zvolit, jestli dokument odešlete prostřednictvím České pošty, nebo přes datovou schránku. K dokumentu není nutné přidat elektronický podpis, protože schránka je evidovaná na dané jméno. Úředník počítá s tím, že dokument, který přebírá, je odeslán osobou, která datovou schránku vlastní, nebo osobou jí zplnomocněnou. Elektronický podpis je vyžadován jen v některých případech, kde je například zapotřebí podpis více jednatelů.

Samotné nahrání dokumentu pak doprovází antivirová kontrola, která nepropustí žádný dokument obsahující nebezpečný kód, a zároveň bude zajišťovat nahrání jen povolených formátů. Povolena je většina souborů, které se dnes používají, s výjimkou spouštěcích (.exe, *.bat atd.) a archivačních (.rar, *. zip atd.). Celková velikost datové zprávy je aktuálně omezena na 10 MB. Řešení datových schránek je vhodné integrovat do aplikací určených pro facility management, které mají nastavené workflow pro přesun a delegování úkolů. Tímto vzniká snadnější manipulace s dokumenty a aplikace dokáže minimalizovat příjem a schválení zprávy neoprávněnou osobou.